Az e-mail üzeneteket mindig megfelel?en kell megfogalmazni, hogy az olvasóközönség megértse az üzenetet. A célcsoport leggyakrabban eltér? tájékoztatottsággal, így a nyelvi forma és a tartalomnak is változnia. Különösen fontos, hogy az e-mail üzenetek tömören legyenek. A címzett kevésbé id?vel a tartalom megértésére.